Guía práctica para nuevos administradores de condominios
1. Conoce tus responsabilidades legales y administrativas
Antes de comenzar, infórmate sobre la Ley N° 21.442 de Copropiedad Inmobiliaria, el Reglamento de Copropiedad del edificio y cualquier acuerdo anterior del comité o la asamblea.
Tareas esenciales:
- Representar al condominio en actos de administración.
- Ejecutar acuerdos del comité y la asamblea.
- Velar por el buen funcionamiento de instalaciones y servicios comunes.
- Cobrar, administrar y rendir los gastos comunes.
- Mantener actualizada la documentación legal y contable.
2. Toma control del estado actual del edificio
Solicita al administrador saliente (o comité):
- Inventario actualizado del mobiliario, herramientas y equipos.
- Informe de proveedores contratados (mantenimiento, seguridad, aseo, etc.).
- Estados financieros (saldo en cuenta corriente, deudas, fondo de reserva).
- Contratos laborales vigentes (conserjes, auxiliares, etc.).
- Copia del reglamento de copropiedad y actas recientes.
3. Organiza la documentación y crea registros
Crea una carpeta física y digital con:
- Listado de copropietarios y residentes.
- Copias de escrituras, planos, seguros y contratos.
- Historial de mantenciones (ascensores, bombas, extintores, etc.).
- Estados financieros mensuales y balances anuales.
- Libro de reclamos y sugerencias.
4. Gestiona los gastos comunes con transparencia
Pasos clave:
- Realiza un presupuesto mensual y anual detallado.
- Determina los montos a cobrar según coeficiente de copropiedad.
- Emite avisos de cobro claros, con vencimiento y detalle de gastos.
- Deposita y registra todos los pagos.
- Rinde cuenta mensual al comité con respaldo.
- Informa a la comunidad sobre morosidades y acciones de cobranza.
5. Mantén en regla las mantenciones y certificaciones
Elabora un calendario de mantenimiento para:
- Ascensores
- Grupo electrógeno
- Sistema contra incendios
- Bombas de agua y calderas
- Extintores y red húmeda
- Limpieza de ductos, techumbres y canaletas
Verifica que todos los servicios estén al día y con respaldo de pago.
6. Gestiona al personal del condominio
- Revisa contratos de trabajo, horarios y funciones.
- Asegúrate del cumplimiento de la normativa laboral.
- Supervisa el desempeño y controla asistencia.
- Promueve un ambiente de respeto y cumplimiento de tareas.
7. Comunica y construye buena relación con la comunidad
- Responde a consultas o reclamos con respeto y prontitud.
- Informa periódicamente avances, gastos y decisiones.
- Convoca a asambleas cuando corresponda, con actas claras.
- Trabaja en conjunto con el comité, manteniendo un trato formal y colaborativo.
8. Aplica y hace cumplir el reglamento de copropiedad
- Informa normas de convivencia a residentes nuevos.
- Aplica sanciones de forma justa, documentada y previa advertencia.
- Mantén respaldo de todas las comunicaciones en caso de conflictos.
9. Planifica mejoras y presupuesto anual
- Evalúa necesidades de inversión (pintura, cámaras, iluminación, etc.).
- Presenta proyectos al comité y a la asamblea.
- Presupuesta y cotiza con anticipación.
- Mantén un fondo de reserva adecuado para imprevistos.
10. Busca apoyo cuando lo necesites
Ser administrador no significa saberlo todo. Puedes y debes:
- Consultar a un contador para temas tributarios.
- Apoyarte en un abogado ante conflictos legales o cobranzas.
- Trabajar con un software de administración para mayor control.
- Capacitarte continuamente: la gestión de condominios evoluciona.
Ser un buen administrador implica organización, transparencia, comunicación y cumplimiento. Aunque al principio parezca abrumador, con método y apoyo puedes llevar adelante una gestión exitosa que beneficie a toda la comunidad.