¿Cómo se aprueban los gastos comunes y el presupuesto anual en un condominio?
1. Elaboración del presupuesto anual
El administrador del condominio tiene la obligación de preparar un presupuesto anual estimado, que contemple:
- Gastos operacionales del condominio (sueldos, servicios, mantenciones, seguros, etc.).
- Fondo de reserva y provisiones para reparaciones mayores.
- Proyección de ingresos por gastos comunes.
Este presupuesto debe ser detallado, realista y fundamentado, y debe ser presentado al comité de administración para su revisión previa.
2. Aprobación del comité de administración
El comité puede:
- Aprobar directamente el presupuesto, si se trata de gastos ordinarios y no hay cambios importantes.
- O bien, someterlo a la asamblea de copropietarios, especialmente si hay aumentos significativos en el cobro o nuevas inversiones.
3. Convocatoria a asamblea (si corresponde)
Si el comité decide someter el presupuesto a votación, el administrador debe:
- Convocar a una asamblea ordinaria (una vez al año) o extraordinaria (si el reglamento lo exige).
- Enviar la convocatoria con al menos 5 días hábiles de anticipación, detallando el presupuesto a aprobar.
4. Votación en la asamblea
Para aprobar el presupuesto anual y los gastos comunes:
- Se requiere el quórum simple de la asamblea ordinaria, es decir, la mayoría de los asistentes con derecho a voto.
- En algunos casos, si se trata de gastos extraordinarios, puede requerirse un quórum especial (por ejemplo, 2/3 o 75% de los derechos, según el tipo de gasto).
5. Distribución de los gastos comunes
Una vez aprobado el presupuesto:
- Se fija el monto mensual a pagar por cada unidad (departamento, casa, local, etc.) en proporción a su coeficiente de copropiedad, salvo que el reglamento diga otra cosa.
- El administrador debe emitir los gastos comunes mensuales, incluyendo el detalle del uso del dinero y los saldos del fondo de reserva.
6. Rendición de cuentas
El administrador debe rendir cuenta del uso del presupuesto y los gastos comunes:
- Al comité en forma mensual.
- A la asamblea de copropietarios una vez al año, con documentos de respaldo (boletas, contratos, pagos, etc.).
La aprobación del presupuesto anual y los gastos comunes es un proceso participativo que debe ser transparente y documentado. Involucra la elaboración por parte del administrador, la revisión del comité y, en muchos casos, la votación de la asamblea. Su correcta ejecución permite mantener la operación del condominio, planificar mejoras y asegurar una buena convivencia.